Spesso la soluzione dei problemi è sotto i nostri occhi ma nessuno ci aiuta a vederla.
Excel offre nativamente una vasta disponibilità di funzioni e spiegazioni sul loro funzionamento.
Aspettano solo di essere utilizzate da noi.

Supponiamo ad esempio di voler sapere i ricavi sui contratti che vengono sottoscritti di lunedì da ciascuno dei nostri agenti partendo da un elenco che contiene la data di sottoscrizione, l’agente che ha venduto il contratto ed il ricavo della vendita.

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Ecco come fare.

Cliccando sul pulsante “Fx” a sinistra della barra delle formule, si apre una finestra
contenente l’elenco delle categorie di funzioni disponibili.

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Per forza di cose in questo caso dobbiamo operare sulla data, quindi andiamo a vedere quali funzioni sulle date abbiamo a disposizione. Nel menù a tendina cerchiamo se c’è qualcosa che può fare al caso nostro.
Scorrendo le varie categorie troviamo “Date ed orari”. La selezioniamo

Excel mostra tutte le funzioni native per operare su date ed orari.
Selezionando una funzione, per ciascuna viene visualizzata la funzione con gli argomenti che la compongono ed un utilissima descrizione di quello che la funzione consente di fare.
Le scorriamo tutte e troviamo la funzione “WORKDAY” (per chi usa Excel in italiano: “GIORNO.SETTIMANA”)

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WORKDAY(serial_number;[return_type])
La descizione dice: restituisce un numero da 1 a 7 che identifica il giorno della settimana di una data. Bene, potrebbe essere ciò che serve a noi!
Ma cosa sono “serial_number” e “[return_type]”? Non ne ho idea… troppo difficile per me!

Non lasciatevi scoraggiare e cliccate invece sulla voce “Help on this function” (aiuto su questa funzione) che trovate in basso a sinistra sulla finestra di dialogo.

Quello che otterrete è la descrizione della funzione, la sua sintassi ed il significato degli argomenti indicati nella sintassi (i nostri “serial_number” e “[return_type]”).
Per ogni argomento viene anche indicato se è un elemento necessario o opzionale.

Nel nostro caso:

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Quasi sempre vengono mostrati esempi di utilizzo:

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Dopo aver letto l’help abbiamo capito che “serial_number” è la data sul nostro file e che “[return_type]”
in Italia deve essere =2

Inseriamo quindi nel nostro file la funzione appena trovata.
Nell’immagine trovate nella colonna “D” la formula visualizzata per esteso e non il risultato.
Per farlo ho cliccato nel tab “Formule” il bottone “Mostra formule”

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Cliccando di nuovo sul bottone “Mostra formule”, visualizzo il risultato della formula
che restituisce “1” quando il giorno della settimana è Lunedì, “2” quando è martedì e cosi di seguito.

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Nella cella “D11” noterete che la formula ha restituito un errore “#VALUE!”
La formula lavora correttamente, chi ha inserito la data meno…
ha infatti inserito una data inesistente “32/03/2013” ed excel non può restituire il giorno della settimana di una data che non c’è!

Ora ci si potrebbe chiedere se esiste il modo di ottenere un risultato più pulito.
Esiste sicuramente e lo possiamo trovare da soli cercando di nuovo tra le funzioni!
Riaprimo la nostra finestra con l’elenco delle funzioni, cerchiamo tra le categorie
e troviamo la categoria “Logical”.
Scorriamo tra le funzioni disponibili e troviamo la funzione “IFERROR” che restituisce un valore specificato se una formula da errore, il valore della formula in caso contrario.

Nel nostro caso sostiuiamo la formula:
=WEEKDAY(A2;2)
con
=IFERROR(WEEKDAY(A2;2);”DATA NON VALIDA”)

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Chi utilizza una versione di Excel non recente in cui non è disponibile la funzione IFERROR,
può utilizzare la funzione ISERROR in combinazione alla funzione IF inserendo:
=IF(ISERROR(WEEKDAY(A2;2);”DATA NON VALIDA”;WEEKDAY(A2;2))
in italiano
=SE(VAL.ERRORE(GIORNO.SETTIMANA(A2;2);”DATA NON VALIDA”;GIORNO.SETTIMANA(A2;2))

che si legge come:
“se la funzione ISERROR relativa alla funzione WEEKDAY(A2;2) restituisce un valore VERO, allora indica “DATA NON VALIDA”, altrimenti restituisci il valore della funzione WEEKDAY(A2;2))”

Individauto e corretto l’errore inserendo la data “31/03/2013” completiamo il nostro lavoro
cercando una formula che ci dica quanti contratti vengono sottoscritti di lunedì da ciascuno dei nostri agenti partendo da un elenco che contiene la data di sottoscrizione, l’agente che ha venduto il contratto ed il ricavo della vendita.

La funzione si trova nella categoria “Matematiche e Trigonometriche” e si chiama “SUMIFS” (SOMMA.SE)
Si differenzia dalla funzione “SUMIF” in quanto consente di specificare più di una condizione.
Nel nostro caso, nella cella “F2” inserisco la formula:
“=SUMIFS($C$2:$C$11;$B$2:$B$11;F2;$D$2:$D$11;1)”

Questa formula non ve la spiego perchè ora sapete dove andare a cercare le informazioni!

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Un ultimo suggerimento.
Prendetevi un pò di tempo, fate scorrere tutte le funzioni e leggetene la descrizione.
Sicuramente non ve le ricorderete tutte, ma un domani di fronte ad un problema
vi sembrerà di ricordare che esiste una funzione che fa al vostro caso,
tornerete nell’help e la troverete!

In allegato trovate il file d’esempio ed un utile traduttore delle funzioni Excel dall’inglese all’italiano.

Esempio
Traduzione funzioni_

Riccardo Vincenti